Política de privacidad de ReplyDesk

Centro Médico Orchard SpA · Versión 1.0 · Última actualización: 14 de octubre de 2026.
Vigencia: desde la publicación de esta versión en el sitio de la clínica.

1. Responsable y contacto

Centro Médico Orchard SpA, representada legalmente por Franco Campos, es responsable del tratamiento descrito en esta política. La clínica presta atención médica a través de sus profesionales y opera ReplyDesk para gestionar consultas administrativas y citas. Sitio: orchardchile.com.

Para consultas de privacidad y solicitudes sobre tus datos, incluida su eliminación cuando corresponda, escribe a contacto@orchardchile.com.

2. Alcance y datos tratados

Esta política cubre los mensajes dirigidos a @centromedicoorchard en Instagram y la agenda y el registro manual de pagos de ReplyDesk. No reemplaza el consentimiento ni la información propios de una atención médica, ni la política de Instagram. No comprende nuevas conexiones a WhatsApp o Google Calendar hasta que se informe su tratamiento.

• Mensajes: texto, identificadores de cuenta y conversación, fechas y estados de entrega, y referencias a adjuntos.

• Agenda: nombre, datos de contacto, servicio, profesional, fecha, duración, valor, estado, confirmaciones y notas administrativas.

• Pagos administrativos: monto, método, estado y referencia registrados por el equipo. ReplyDesk no cobra tarjetas ni necesita sus números completos.

• Operación: registros de acciones, autorizaciones e incidencias para revisar solicitudes y evitar operaciones duplicadas.

3. Finalidades y autorización

La clínica utiliza únicamente los datos necesarios para responder consultas y gestionar las prestaciones de salud que solicitas, dentro de las autorizaciones sanitarias aplicables. El tratamiento necesario para otorgar una prestación de salud no autoriza automáticamente usos adicionales. Para finalidades que requieran consentimiento, se solicitará una autorización expresa y registrada por escrito o por un medio electrónico, indicando los datos y su finalidad.

Al recibirse un mensaje, su texto e identificadores se guardan en el registro local de atención, incluso cuando la inteligencia artificial está desactivada o todavía no has aceptado usarla.

El equipo revisará la información ajena o innecesaria que identifique y gestionará su corrección o eliminación cuando corresponda. Evita enviarla: después de aceptar IA, un mensaje puede ser procesado antes de la revisión humana. No utilizaremos este canal para publicidad, venta de datos ni decisiones sobre tu acceso a atención médica basadas exclusivamente en IA. Una consulta, una reserva o su confirmación no equivalen a autorizar cualquier tratamiento.

4. Asistencia con inteligencia artificial

La asistencia de OpenAI es opcional y requiere un aviso previo, acceso a esta política y tu autorización expresa por escrito mediante ACEPTO IA. Esa autorización comprende la asistencia administrativa y el envío a OpenAI de los mensajes posteriores y de los datos de contacto y reservas pertinentes a la conversación, según la sección 6. Estos datos pueden revelar el servicio de salud solicitado. Si no deseas ese tratamiento, solicita HUMANO o escribe al correo de la clínica; rechazar IA no impide solicitar atención.

Después de aceptar, el proveedor OpenAI puede recibir el contexto posterior de la conversación y datos pertinentes de agenda, como nombre, contacto, servicio, profesional, fechas y notas administrativas. El historial de mensajes anterior a esa aceptación se excluye del contexto automático de la conversación.

La IA está destinada a la atención administrativa. Sus respuestas pueden contener errores y no deben utilizarse para diagnosticar ni decidir tratamientos. Las operaciones de agenda propuestas por la IA necesitan una confirmación posterior de sus detalles; esta confirmación no es un consentimiento médico.

Puedes escribir NO IA para retirar la autorización de IA o HUMANO para solicitar revisión del equipo. Ambas instrucciones pausan la automatización. No eliminan los registros ni retiran información ya enviada; puedes solicitar su eliminación cuando corresponda. La revocación no vuelve ilícitas las operaciones anteriores realizadas con fundamento válido.

5. Información de salud, menores y terceros

Evita enviar exámenes, diagnósticos, documentos de identidad o detalles clínicos por este canal administrativo. El servicio solicitado también puede revelar información de salud. Si envías información sensible después de aceptar IA, esa información puede incluirse en el contexto enviado al modelo; no se garantiza su eliminación automática previa.

Las gestiones por menores de edad o en representación de otra persona deben pasar primero por revisión humana. Solicita HUMANO o contacta a contacto@orchardchile.com. El equipo comprobará las autorizaciones pertinentes antes de habilitar IA para esa gestión. La aplicación no verifica automáticamente la edad ni la representación; escribir ACEPTO IA no sustituye esa revisión.

6. Proveedores y tratamiento fuera de Chile

• Instagram / Meta: Meta Platforms, Inc., con domicilio en Estados Unidos, identifica el contacto de privacidad de Instagram. Su plataforma procesa mensajes e información operativa conforme a su propia política, que describe infraestructura en Estados Unidos, Irlanda, Dinamarca y Suecia, entre otros destinos internacionales.

• Cloudflare: Cloudflare, Inc., empresa estadounidense, transporta la conexión actual hacia ReplyDesk. Puede tratar contenido en tránsito y datos operativos; su política describe tratamiento internacional, principalmente en Estados Unidos y el Espacio Económico Europeo. El túnel temporal actual se utiliza para pruebas.

• OpenAI: la API se utiliza mediante la cuenta de Centro Médico Orchard SpA. Las condiciones públicas identifican a OpenAI OpCo, LLC, en Estados Unidos, para clientes de Chile. La asistencia autorizada se rige por el acuerdo de servicios y su acuerdo de tratamiento de datos.

El uso de estos servicios puede llevar tus datos fuera de Chile. No se ha configurado residencia exclusiva en Chile ni retención cero. Antes de habilitar IA con datos de pacientes, la clínica revisará el alcance contractual, los destinos y las garantías aplicables. No se presume que un país ofrece protección adecuada por el solo hecho de utilizar un proveedor internacional. Los cambios de proveedor o destino que alteren este tratamiento se informarán y evaluarán antes de aplicarse.

OpenAI indica que la API no usa datos para entrenamiento por defecto, salvo participación voluntaria, y que puede conservar contenido para prevenir abusos hasta 30 días, con excepciones legales o de protección. No se acredita una configuración especial de conservación para la clínica. Consulta sus controles de datos. Los plazos de Meta y Cloudflare dependen de sus servicios y obligaciones; borrar ReplyDesk no borra automáticamente sus copias.

7. Conservación y eliminación

• Chats administrativos: 90 días corridos desde la última interacción. El equipo ejecutará la eliminación manual al vencer el plazo; actualmente no existe borrado automático.

• Contactos, citas y confirmaciones administrativas: mientras exista una gestión o cita activa y durante 90 días desde su cierre. Una cita pendiente no justifica conservar todo el historial de chat.

• Prueba mínima de autorización o revocación de IA: durante su utilización y hasta 12 meses desde la última operación o revocación. Se limitará al identificador, fecha, decisión y versión del aviso, sin conservar el chat completo por ese motivo. Si se elimina la prueba de aceptación, se necesitará una nueva autorización antes de volver a usar IA.

• Registros de operaciones y referencias manuales de pago: 90 días desde el cierre de la gestión. Los antecedentes necesarios para una obligación contable o tributaria se conservarán separadamente; los documentos tributarios electrónicos se conservarán por seis años cuando corresponda.

• Fichas clínicas: se administran separadamente y deben conservarse al menos 15 años desde el último ingreso, conforme al reglamento sanitario. Este plazo no convierte todos los chats en fichas clínicas.

• Respaldos operativos: cuando se creen, se mantendrán como máximo 30 días. Antes de restaurarlos deberán reaplicarse las eliminaciones y restricciones vigentes.

Cuando una obligación legal concreta o un procedimiento pendiente exija conservar un antecedente por más tiempo, la clínica documentará el motivo, alcance y revisión de esa conservación, limitará el acceso y lo eliminará al cesar la necesidad. No se conservarán datos caducos o sin fundamento. La eliminación debe abarcar las copias de mensajes, propuestas, resultados y respaldos que controle la clínica; no consiste solamente en ocultarlos de la pantalla.

8. Solicitudes sobre tus datos

Puedes solicitar información sobre tus datos, su origen, destinatarios y finalidad; pedir su corrección y, cuando proceda, eliminación o bloqueo. La clínica gestionará estas solicitudes a través de contacto@orchardchile.com, conforme al régimen legal aplicable.

Describe la solicitud y el canal utilizado para contactar a la clínica. Puede ser necesaria una verificación proporcionada de identidad antes de entregar información. No envíes antecedentes clínicos ni una copia completa de tu documento de identidad al iniciar la solicitud.

Franco Campos coordinará la revisión de solicitudes con el equipo autorizado. Se registrarán la recepción, la verificación necesaria, la respuesta fundada y las medidas ejecutadas. El objetivo de atención será pronunciarse dentro de dos días hábiles desde la recepción, sin limitar los derechos o vías de reclamación del régimen legal vigente. Si hace falta aclarar la solicitud, la clínica explicará qué antecedente necesita y por qué.

Una solicitud reconocida en el chat pausa la automatización y queda para revisión. No equivale a una eliminación, exportación o bloqueo completo del almacenamiento. El equipo ejecutará la medida que corresponda, informará cualquier conservación legal necesaria y tramitará las solicitudes pertinentes a proveedores. También puedes solicitar oposición o portabilidad cuando procedan conforme a la legislación aplicable. No cobramos por el ejercicio de estos derechos.

9. Marco legal y actualizaciones

El régimen actualmente aplicable es la Ley 19.628. La Ley 21.719 modifica ese régimen y, según el texto oficial revisado el 14 de octubre de 2026, sus modificaciones entran en vigor el 1 de diciembre de 2026.

La versión y fecha de esta página deben actualizarse cuando cambien las prácticas de tratamiento. Los cambios relevantes del aviso de IA requieren renovar la aceptación en el canal.

La clínica revisará sus procedimientos antes de la entrada en vigor de la reforma y publicará las modificaciones que correspondan.